پہلا اجلاس منعقد کریں Agora کے سفیر لامیچانے شیام Lamichhane Shyam (دائیں طرف سے آٹھویں) اور نیپال کے پہلے کلب کے ارکان – کٹمنڈو Kathmandu اسپیکر کلب اجلاس منعقد کریں۔ کافی ایجنڈوں کی طباعت یقینی بنائیں ، اور ہر ایجنڈے میں خصوصاً مندرجہ ذیل شامل کریں: • آپ کے کلب اور رابطہ کی معلومات ۔ • اگلے اجلاس کی تاریخ ، وقت اور مقام۔ تصاویر کھینچنا یاد رکھیں ، کیونکہ آپ تاریخ رقم کررہے ہیں ، اور ہمیں تصاویر بھیجیں تاکہ ہم انھیں شائع کرسکیں (ان تصاویر میں شامل افراد کی، تصاویر کے شائع ہونے پر، رضامندی حاصل کر لیں)۔ مشورہ دیا جاتا ہے کہ اجلاس کے اختتام پر آپ لوگوں کو اگلے اجلاس کی تاریخ کی یاد دہانی کرائیں ، اور لوگوں کو وہیں اگلے اجلاس کے لئے فرائض منصبی ادا کرنے کا پابند کر دیں۔ . کلب آفیسرز پہلے اجلاس کے بعد کلب آفیسرز یا کلب کی مجلس منتطمین/ مینجمنٹ ٹیم کے بارے میں فیصلہ کرنے کی باری ہے۔ اس گائیڈ یا رہنما کتابچہ میں افسر کے مطلوبہ فرائض منصبی بعد میں بیان کیے گئے ہیں۔ عموماً جو شخص کلب شروع کرتا ہے وہی پہلے صدر کی حیثیت سے بھی کام کرتا ہے۔ کچھ لوگ پورا سال صدر کے عہدے پر رہتے ہیں ، کچھ کی ترجیح کلب کو شروع کر کے اس کی باقاعدہ نشونما اور صحت کو یقینی بنانے کے بعد، دوسروں کے حوالے کر کے کوئی دوسرا کام کرنا ہوتی ہے۔ یہ سب میسر وقت پر منحصر ہے۔ عموماً ابتدا میں تقریبا ایک یا دو مہینوں تک باقی افسروں کے تمام فرائض منصبی بھی آپ (کلب کی ابتدا کرنے والے حضرت) ہی ادا کرتے رہیں گے۔ لیکن یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ جن لوگوں کے ساتھ کام کرنا پسند کرتے ہیں، ان پر مشتمل ایک ٹیم تشکیل دے دیں اور جتنی جلدی ممکن ہو کام ان کے حوالے کریں۔ پہلے افسران شائد وہ رضاکار ہوں گے ، جن کی آپ نے کلب کے بانی کی حیثیت سے تعیناتی کی۔ لیکن جب ایک بار کلب (ہر اجلاس میں ان ہی ابتدائی تعینات کردہ لوگوں کے باقاعدگی سے آنے پر) "مستحکم" ہوجائے ، آپ کلب کے ایک خصوصی اجلاس کے دوران اگلی ٹیم (رضا کارانہ بنیادوں پر نہ کہ تعیناتی کے ذریعے) منتخب کر سکتے ہیں۔ اگر دو سے زیادہ افراد ایک ہی فرض منصبی ادا کرنے کے خواہاں ہیں تو انتخابات ضرور کیے جائیں گے۔ .